Pada Exchange Online, kita dapat menggunakan archive policy untuk memindahkan item mailbox ke personal atau cloud-base archive. Exchange online membuat retention policy yang disebut dengan MRM policy default.
Kemudian, policy ini memiliki Default Policy Tag (DPT) yang ditetapkan untuk memindahkan items kedalam archive setelah 2 tahun.
==========
Membuat MRM Retention Tag
==========
Tahap 1
Login portal admin Microsoft 365, menggunakan akun dengan permission global administrator.
Tahap 2
Pada Admin Center, pilih Compliance > Data Lifecycle Management > Exchange (Legacy)
Tahap 3
Dibagian Exchange (legacy) > MRM Retentioon Tags > pilih New Tags, untuk menambahkan MRM retention tags
Tahap 4
Selanjutnya pada tampilan bagian Define how the tag will be applied, tentukan type retention yang akan digunakan.
Type Of retention tag : Default Policy Tags (DPT)
Applied : Automatically to entire mailbox a DPT applies to untagged items
Applied by : Administrator
Type Of retention tag : Retention Policy Tag (RPT)
Applied : Automatically to a default folder default folders are folders created automatically in all mailboxes, for example: Inbox, Deleted Items, and Sent Items.
Applied by : Administrator
Type Of retention tag : Personal tag
Applied : Manually to items and folders
Applied by : User
Tahap 5
Gunakan type of retention tag By user to items and folders (personal), supaya user dapat menentukan secara mandiri items atau folder. Jika sudah pilih Next.
Tahap 6
Menentukan tindakan yang diambil setelah jangka waktu tertentu. Pada bagian Retention Period dan Retention Action.
Tahap 7
Submit setelah meninjau kesimpulan tag yang dibuat.
==========
Membuat Retention Policies
==========
Tahap 1
Pada bagian MRM Retention Policies, pilih New Policies.
Tahap 2
Tambahkan Retention Tag yang sebelumnya dibuat, kemudian pilih Next dan Submit setelah meninjau kesimpulan yang telah dibuat.
==========
Menetapkan Retention Policies Pada Mailbox
==========
Tahap 1
Gunakan Exchange Admin Center dan pilih Mailbox User.
Tahap 2
Pilih Mailbox, kemudian pilih Manage Mailbox Policy ubahlah dibagian Retention Policy.
Tahap 3
Kemudian Save
Catatan :
Setelah Anda membuat policies penyimpanan, policies tersebut tidak berjalan secara otomatis. Hal tersebut disebabkan karena ukuran mailbox di Exchange Online kurang dari 10 MB.